Competenze
“U.O. Protocollo, Archivio e Segreteria organi”
-Liquidazione dei rimborsi ai datori di lavoro
-Liquidazione dei gettoni di presenza ai consiglieri comunali
-Tenuta anagrafe patrimoniale degli amministratori
-Raccolta aggiornata dei testi dei Regolamenti comunali e relativa divulgazione
-Gestione del protocollo e dell’archivio
-Gestione del flusso documentale in entrata dal Comune
-Gestione della corrispondenza in entrata e in uscita nella fase antecedente e successiva alle operazioni di protocollazione della stessa
-Notificazione degli atti di competenza del Comune
-Gestione dell’Albo Pretorio
-Ricevimento del pubblico nel palazzo comunale e informazione sull’ubicazione e l’orario degli uffici e dei servizi comunali
-Presidio del centralino
-Gestione delle cose smarrite e ritrovate
-Convocazione Giunta Comunale e predisposizione informatica dell’ordine del giorno
-Convocazione capigruppo, supporto alla predisposizione dell’ordine del giorno, convocazione Consiglio Comunale preparazione di copia informatica delle deliberazioni per l’invio via e-mail ai consiglieri e alla giunta comunale
-Convocazione Commissioni Permanenti Controllo, pubblicazione e archiviazione delle deliberazioni del Consiglio Comunale e della Giunta Comunale
-Pubblicazione determinazioni all’albo Pretorio Funzione di controllo e pubblicazione in Amministrazione Trasparente degli atti delle U.O. Appalti e Contratti, Segreteria Organi Protocollo e Archivio, Servizi Demografici Punto Amico Supporto al Segretario Generale per i controlli interni
-Rilascio ai Consiglieri comunali degli atti e dei documenti richiesti
-Gestione dell’attività di supporto alle sedute del Consiglio comunale
-Adozioni dei decreti e ordinanze del Sindaco
-Rimborso delle spese di viaggio degli Amministratori
-Provvede all’adozione dei decreti e delle ordinanze del Sindaco
-Supporto al RPCT nelle attività di prevenzione corruzione e trasparenza in particolare nell’elaborazione, applicazione e monitoraggio del PIAO – sezione anticorruzione
-Supporto amministrativo per l’attività dirigenziale e dei singoli Servizi Amministrativi
“U.O. Appalti e Contratti”
-Sovrintendenza della gestione delle attività di affidamento degli appalti e di stipulazione dei contratti
-Nelle gare ad evidenza pubblica, cura di tutte le attività dall’approvazione dei progetti fino all’esito di gara
-Nell’attività contrattuale e nelle convenzioni urbanistiche, cura di tutte le attività dalla verifica dei requisiti dell’aggiudicatario fino alla stipulazione del contratto, comprese le verifiche sui subappaltatori
-Registrazione telematica dei contratti stipulati in forma pubblica amministrativa, scrittura privata autenticata, locazioni e comodati Sovrintendenza delle attività amministrative connesse con i procedimenti espropriativi, curando direttamente le fasi dalla dichiarazione di pubblica utilità all’emanazione dei Decreti di esproprio e decreti di occupazione temporanea, incluse pubblicazione sul Bollettino ufficiale delle Regione Emilia- Romagna, registrazione e trascrizione di tali atti presso l’Agenzia delle Entrate Assistenza al servizio competente nella predisposizione degli avvisi di asta pubblica per l’alienazione di beni mobili ed immobili e pubblicazione dell’avviso all’Albo pretorio, sul sito istituzionale e sul Bollettino ufficiale delle Regione Emilia- Romagna, supporto all’apertura delle offerte e redazione del verbale della seduta.
-Verifica dei requisiti dell’aggiudicatario dell’asta pubblica e pubblicazione dei verbali e dell’esito.
-Acquisizione comunicazioni ed informazioni antimafia attraverso la banca dati presso il Ministero dell’Interno (Si.ce.ant.)
-Cura del contratto di telefonia del Comune, assegnazione apparati telefonici e schede SIM
-Gestione delle polizze assicurative (affidamento del servizio, liquidazione corrispettivi, regolazione premio, liquidazione franchigie), dell’attività finalizzata al rimborso delle franchigie e dei dati relativi alla regolazione premio.
-Individuazione e gestione rapporti con il Broker Assicurativo Gestione del contenzioso giudiziale ed extragiudiziale dell’Ente nonché delle procedure finalizzate al recupero spese di condanna o risarcimenti del danno
-Consulenza e supporto giuridico amministrativo agli altri settori del Comune
-Coordinamento e gestione delle procedure di acquisto di beni, servizi e attrezzature per tutti i Settori e Servizi dell’Ente Gestione della fornitura annua di cancelleria prodotti di pulizia, toner e carta fotocopiatrice Gestione del magazzino economale e smistamento delle forniture agli uffici
-Coordinamento attività in materia di protezione dati personali (GDPR 679/2016)
“U.O. Servizi demografici e Punto amico”
-Tenuta e revisione dell’anagrafe della popolazione residente
-Rilascio di certificazioni e dichiarazioni e autenticazione di documenti e carte d’identità
-Verifica dei permessi di soggiorno e delle dichiarazioni di dimora abituale per cittadini extracomunitari
-Tenuta e revisione dell’anagrafe italiani residenti all’estero (AIRE)
-Tenuta dei registri di Stato Civile per iscrizioni, trascrizioni e annotazioni di nascita, matrimonio, unioni civili, morte e cittadinanza e rilascio delle relative certificazioni
-Gestione delle procedure di adozione, matrimonio e acquisizione della cittadinanza
-Redazione delle statistiche mensili e annuali della popolazione residente e degli eventi di stato civile per l’Istat
-Tenuta delle liste elettorali
-Rilascio della tessera elettorale e delle certificazioni elettorali Gestione dell’Albo dei presidenti di seggio e degli scrutatori
-Gestione della procedura preparatoria e dell’intero procedimento per lo svolgimento di elezioni e referendum, inclusa la gestione della commissione elettorale comunale
-Tenuta dell’archivio dei fascicoli personali degli elettori Gestione delle attività necessarie per il funzionamento della sottocommissione elettorale circondariale
-Gestione dell’Albo dei giudici popolari
-Gestione dei servizi cimiteriali
-Ricezione e gestione delle segnalazioni, dei reclami e dei suggerimenti dei cittadini
-Rilascio permessi per ZTL e gratta e sosta
-Effettuazione visure Camera di commercio
-Rilascio degli abbonamenti alle righe blu
-Rilascio SPID (Sistema Pubblico Identità Digitale)
-Prenotazione appuntamento, nelle disponibilità presenti nel portale della Polizia di Stato – Questura di Parma, per il rilascio del Passaporto
-Rilascio delle licenze di caccia e tenuta dei relativi registri
-Consegna di apposito Bollettino per effettuare il versamento regionale necessario ai fini dell’autorizzazione alla raccolta funghi
-Consegna di apposito Bollettino per effettuare il versamento della tassa di concessione regionale necessario per ottenere la licenza di pesca di tipo B 6
“U.O. Personale e Organizzazione”
Istruttoria, controllo e gestione nei processi derivanti dagli istituti giuridici e contrattuali che normano presenze, assenze, permessi orari e giornalieri dei dipendenti dell’Ente; predisposizioni degli atti formali necessari per il loro perfezionamento e verifica/supporto nel relativo applicativo gestionale di inserimento dati;
-Applicazione del trattamento economico e previdenziale del contratto collettivo, decentrato ed individuale di lavoro (adozione provvedimenti di impegno, liquidazione, controllo elaborazioni mensili ed annuali di retribuzione, gestione variabili economiche, controllo dichiarazioni mensili ed annuali contributive e fiscali)
–Gestione ed erogazione del servizio sostitutivo di mensa (ticket restaurant ) e di rimborso spese per il personale in missione
-Formalizzazione atti riguardanti la modificazione dello stato giuridico dei dipendenti (assunzioni, cessazioni, aspettative, ecc.);
-Predisposizione e trasmissione di denunce mensili e annuali a fini fiscali e previdenziali ed elaborazione e trasmissione statistiche dati ad Enti di controllo Supporto ai RSPP e medico del lavoro per la gestione delle attività previste in materia di sicurezza sul lavoro
-Programmazione, gestione e controllo funzionali alla predisposizione dei documenti programmatici e consuntivi dell’Ente legati alla spesa di personale nonché monitoraggio del rispetto dei limiti imposti dalla normativa
-Programmazione e gestione delle procedure di reclutamento di nuove risorse umane (concorsi, mobilità, interpelli, selezioni etc) nonché di mobilità interna di personale tra uffici/servizi. – gestione e controllo di reclutamento risorse attraverso somministrazione di lavoro interinale
-Gestione contrattazione decentrata (definizione e costituzione dei fondi trattamento accessorio personale dipendente e dirigente, elaborazione dei contratti collettivi integrativi) e gestione delle relazioni sindacali nel loro complesso;
-Progettazione, definizione e gestione dei percorsi di valorizzazione e riqualificazione professionale del personale (progressioni orizzontali, verticali)
-Analisi dei fabbisogni formativi dell’Ente, elaborazione ed attuazione della relativa programmazione organizzazione e gestione degli interventi di formazione interna ed esterna;
-Ciclo della Performance: coordinamento e supporto nella programmazione del piano degli obiettivi esecutivi di performance (allegato 2 – rif sezione 2 PIAO), nel suo aggiornamento e predisposizione della relazione finale
-Coordinamento e supporto al Comitato di Direzione nel procedimento di valutazione dei dipendenti nonché gestione operativa finalizzata alla erogazione delle premialità
-Assistenza al Nucleo di Valutazione nelle funzioni legate al sistema premiante dei dipendenti e collaboratori dell’ente.
-Analisi sulla soddisfazione interna ed esterna: gestione delle indagini di benessere organizzativo in coordinazione con CUG ed indagini di Customer satisfaction.
-Analisi, supporto e coordinamento delle esigenze degli uffici/servizi al fine della programmazione e successiva gestione operativa legate alla sezione n. 3
-Organizzazione del Capitale Umano del PIAO anche in tema di Lavoro Agile e Piano Azioni Positive
-Rilascio autorizzazioni per incarichi esterni al personale dipendente e implementazione delle relative dichiarazioni.
-Coordinamento e formalizzazione degli atti necessari a favorire tirocini formativi e tirocini finalizzati alla inclusione sociale presso gli uffici/servizi dell’ente.
-Gestione degli adempimenti in tema di infortuni e malattie professionali e relative formalità
-Fine rapporto di lavoro e quiescenza: gestione della fase estintiva del rapporto di lavoro, collocamento a riposo d’ufficio o dimissioni, gestione iter per il diritto al trattamento di quiescenza e di fine rapporto, gestione ed aggiornamento del fascicolo previdenziale e relative formalità e dichiarazioni
-Consulenza, supporto e attività operativa di revisione della struttura organizzativa del Comune (aggiornamento organigramma e funzionigramma) e supporto alla direzione in tema di graduazione delle posizioni di Elevata Qualificazione responsabili delle aree così definite.
-Aggiornamento del Regolamento per l’Ordinamento degli Uffici e dei Servizi dell’ente.
Il Responsabile dell’U.O. Personale e Organizzazione è Responsabile della Transizione al Digitale (RTD) per il Comune di Fidenza, le cui attività sono così elencate:
– funzioni di indirizzo e coordinamento per l’attuazione del raggiungimento degli obiettivi dell’Ente nell’ambito dei processi di Transizione al Digitale, curando l’analisi, la reingegnerizzazione e l’implementazione di processi, istanze e procedimenti
– Elaborazione Piano Triennale Informatica e obiettivi di digitalizzazione e semplificazione presenti nel PIAO
– Gestione delle richieste dei diversi Settori, in merito alle esigenze di informatizzazione dei processi di lavoro e degli archivi di dati e coordinamento delle scelte relative ai fornitori ed ai prodotti
– Supporto alla digitalizzazione dei processi tecnico-amministrativi, alla creazione e alla gestione di servizi on line
– nell’ambito del perseguimento degli obiettivi dell’Agenda Digitale, cura la progettazione e l’implementazione dei servizi on-line a disposizione di cittadini ed imprese e della relativa integrazione con le piattaforme abilitanti al servizio della P.A.;
– Agisce da facilitatore nell’introduzione di nuove tecnologie;
– Promuove lo sviluppo di nuove iniziative ed attività per il miglioramento del grado di efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa tramite l’utilizzo dei più adeguati ed innovativi servizi ICT;
– Collabora alla pianificazione e realizzazione di iniziative di formazione per l’uso delle nuove tecnologie, a favore sia dei cittadini che dei dipendenti;
– Ricerca di finanziamenti e partecipazione a progetti nel campo dell’innovazione tecnologica, anche in ambito PNRR – Promozione e gestione dei servizi on line e delle piattaforme multicanale di contatto con il cittadino e del Portale Web dell’ente